Para configurar uma avença para um cliente aceda à Tabela de Clientes, seleccione o cliente correspondente e de seguida clicque no ícone Avenças do tabulador horizontal.
Com o botão direito do rato, seleccione Novo. Surgirá então a seguinte janela onde poderá configurar as avenças para os seus clientes mediante uma série de condições.
Neste menu poderá criar ou apagar avenças que já estejam criadas assim como tem a possibilidade de as modificar.
Na criação da avença deverá:
- preencher o nome da avença que permitirá distinguir a avença de uma outra que o cliente possa ter;
- o documento que será criado quando debitar a avença;
- o documento a converter, caso pretenda colocar também na avença um documento efectuado previamente e que pretende facturar juntamente com a avença (por exemplo, uma guia de transporte que pretende facturar juntamente com a avença, colocando tudo na mesma factura);
- definir a periodicidade podendo esta ser Mensal, Bimensal, Trimestral, Semestral, Anual ou ainda tem a possibilidade de dizer que a avença é de x em x dias (por exemplo, poderá dizer que a avença vence de 2 em 2 dias bastando para isso introduzir o número dois no campo respectivo);
- indicar a data inicial, data em que se iniciará o débito das avenças, a data final, data em que termina o período da avença (se não colocar data final será considerado o período infinito) e a data da próxima avença, data do próximo débito da avença;
- indicar o(s) artigo(s) a ser(em) incluído(s) no documento a criar na altura de debitar a avença.
Por vezes, pode ser útil mencionar o período de tempo a que diz respeito a avença, por exemplo: “Contrato de Assistência relativo ao mês de Janeiro”, “Contrato de Assistência relativo ao primeiro semestre”…
Poderá então definir esta parametrização, na indicação do(s) artigo(s) na criação da avença, de forma a que ao processar a avença seja descrito o período de tempo a que diz respeito de forma automática.
As macros que poderá utilizar são:
Referentes a data de processamento
[MES] 'Ex: Dezembro
[ANO] 'Ex. 2004
[MES+1] 'Ex: Janeiro
[ANO] 'Ex: 2005
[MES+2] 'Ex: Fevereiro
[MES+N] 'Ex: N (sendo N o número de meses a soma ao definido)
[ANO] 'Ex:
[MES-1] 'Ex: Novembro
[ANO] 'Ex: 2004
[DIA]- Nome dia da Semana 'Ex: Sexta-Feira
[DATA] - Ex: 10-12-2004
Referentes a data de emissão
[MESACTUAL] - Outubro
[ANOACTUAL] - 2004
[DATACTUAL] - 28-10-2004
[PERIODICIDAD] - Mensal
Referentes a data da última emissão
[DATULTIMA] - 10-10-2004
Referentes a data da próxima emissão
[DATPROXIMA] - 10-01-2004
[DATPROXIMA+1] - 10-02-2005
Estas macros serão definidas no campo respeitante ao descritivo do produto incluído na avença, devendo constar entre parêntesis rectos e em maiúsculas conforme mencionado acima.
Caso pretenda, pode utilizar a opção de Importar Avença, se a avença que pretende criar é igual a outra que existente noutro cliente.
O Sage Retail tem ainda a funcionalidade de poder avisar o utilizador se existem avenças para serem emitidas naquele dia. Para poder usufruir desta vantagem da aplicação apenas terá de assinalar a opção que está em Diversos / Utilitários / Verificação se Existem Avenças ao Iniciar.
Ao activar esta funcionalidade do Sage Retail o utilizador será avisado das avenças a emitir assim que entrar na aplicação.
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